Transportaufträge oder Lieferscheine – EVY SOLUTIONS verarbeitet mit KI Dokumente automatisiert

Lieferscheine, Transportaufträge und Zolldokumente liegen in der Transport- und Logistikbranche oft noch analog vor. Ihre Digitalisierung ist ein Prozessschritt, den Sachbearbeiter erst vornehmen müssen, bevor der Inhalt der Dokumente in andere Systeme übergehen kann. Michael Vogel, Geschäftsführer und Gründer von Evy Solutions, ist ursprünglich mit einer App zur Verarbeitung von Briefpost für Vielreisende gestartet. Mittlerweile erleichtert er mit seiner Lösung zur automatisierten Verarbeitung von Dokumenten den Arbeitsalltag von Logistikern.

Im Gespräch mit Michael Vogel haben wir nachgehakt, wie Evy Solutions eingesetzt werden kann.

SVG GARAGE: Was macht Evy Solutions?

Michael Vogel: „Wir von Evy Solutions verarbeiten mit Xpact Logistics Dokumente wie Transportaufträge, Lieferscheine oder Zolldokumente automatisiert. Hierfür haben wir eine eigene Künstliche Intelligenz entwickelt, mit der wir Inhalte aus Dokumenten extrahieren und in bestehende IT-Systeme transferieren. Auf Wunsch können wir die extrahierten Daten auch zuvor validieren, das heißt auf Richtigkeit und Vollständigkeit überprüfen. Auch fehlende Informationen können durch einen Rückgriff auf die Datenbank angereicht werden, um einen vollständige Datensatz im IT-System ablegen zu können. Zum Schluss wird der/die Sachbearbeitende nur über die erfolgreiche Verarbeitung des Dokuments benachrichtigt, sodass sein Fachwissen nur dann zum Tragen kommt, wenn ein Dokument im Einzelfall nicht automatisiert verarbeitet werden kann.

Für Logistikunternehmen bieten wir mit Xpact Logistics also eine Standardlösung an, die innerhalb von vier bis sechs Wochen ausgeliefert wird. Das heißt, wir trainieren die Software zuvor mit 50-100 Musterdokumenten an, sodass das Logistikunternehmen sofort produktiv mit der Lösung starten kann. Vielleicht mag die geringe Dokumentenanzahl den einen oder anderen nun überraschen. Das liegt daran, dass unsere KI text- statt positionsbasiert arbeitet. Dadurch können wir Dokumente mit unterschiedlichem Layout verarbeiten, ohne dass jedes Dokumentlayout der KI einzeln antrainiert werden muss. Das spart Zeit und erfordert nur wenige Musterdokumente zum Anlernen der KI. Kunden, die bereits auf Xpact Logistics setzen, sind z.B. VTG, Spedition Hans Ihro, Josten Transporte, DB Services, Leogistics etc.“

SVG GARAGE: Welchen Mehrwert bietet die Lösung seinen Kunden und der Transport Logistik Branche?

Michael Vogel: „Der Mehrwert unserer Lösung liegt darin, dass Unternehmen sich das manuelle Übertragen von Daten in ihre IT-Systeme sparen. Außerdem können weitere Prozessschritte wie das Validieren oder Anreichern der Daten automatisiert werden. Unsere Automatisierungsquote liegt im Durchschnitt zwischen 97 – 99%. Dadurch werden Zeit und Kosten gespart sowie Bearbeitungsfehler reduziert. Zudem können Logistikunternehmen mit unserer Software ihr Serviceangebot erweitern. Denn indem wir Transportaufträge innerhalb weniger Sekunden automatisiert verarbeiten, können Expresslieferungen angeboten werden, die zuvor ggf. nicht ermöglicht werden konnten.“

SVG GARAGE: Wie kam es zu der Idee?

Michael Vogel: „Die Idee für die Gründung von Evy Solutions entstand mit der Doktorarbeit meines Geschäftspartners und Softwarearchitekten Arian Storch. Durch meine Erfahrungen als Unternehmensberater und Venture Capitalist erkannten Arian und ich im Austausch schnell das Potenzial einer KI-gestützten Dokumentenverarbeitung. Also beschlossen wir im Juni 2017 Evy Solutions zu gründen. Doch während wir mit einer App zur Verarbeitung von Briefpost für Vielreisende starteten, erhielten wir immer mehr Anfragen von Unternehmen. Daraufhin entwickelten wir Evy Xpact als B2B-Lösung. Inzwischen bieten wir aufgrund der hohen Nachfrage aus der Transport- und Logistikbranche mit Xpact Logistics eine fertige Standardlösung für Logistikunternehmen zur Verarbeitung von Transportaufträgen, Lieferscheinen und Zolldokumenten an.“

SVG GARAGE: Wenn Du die Lösung mit drei Charaktereigenschaften beschreiben müsstest – welche wären das?

Michael Vogel: Effizient – indem Xpact Logistics Dokumente automatisiert verarbeitet, spart das Logistikunternehmen Zeit und Kosten und reduziert seine Fehlerquote in der Bearbeitung.

Erschwinglich – mit Xpact Logistics erhalten Logistikunternehmen eine fertig vortrainierte Lösung zum sofortigen Einsatz, die nach dem Pay-per-Use-Prinzip abgerechnet wird. Implementierungskosten gibt es keine bis niedrige.

Flexibel – trotz Standardlösung ist die Integration von Xpact Logistics sehr flexibel und wird an die Anforderungen des Unternehmens angepasst. So kann Xpact Logistics via API-Schnittstelle, sFTP oder E-Mail-Postfachüberwachung integriert werden. Außerdem werden mit CSV, XML, JSON, SAPiDoc etc. unterschiedlichste Dateiausgabeformate angeboten.